Réunions, signal révélateur du fonctionnement de l’entreprise - Numéro 475
09/07/2018
Le contexte économique actuel oblige à une certaine rapidité et agilité pour répondre de manière adaptée aux problématiques rencontrées. Pourtant, ces rencontres sont souvent perçues comme trop formatées et peu productives.
La réunion apparaît ainsi comme un révélateur du fonctionnement des entreprises, et l’importance de leur taille et le milieu où elles évoluent semblent en influer de manière négative la gestion.
En effet, dans les grands groupes, et c’est peut-être encore plus vrai de ceux de l’industrie de consommation, il se dégage une image d’organisation rigide et traditionnelle, indissociable d’un recours à de multiples réunions. La multitude des strates hiérarchiques semble justifier ces moments, à défaut de pouvoir faire se rencontrer les collaborateurs en dehors. Mais cette distance hiérarchique rend parfois difficile le rassemblement des responsables à même de prendre les décisions et de ceux en attente des éléments de décision, ce qui engendre une multitude de sous-événements pour répercuter les informations. L’aspect collaboratif des réunions semble fortement altéré. La réunion doit en effet permettre de répondre de manière directe aux attentes, ou de définir les actions nécessaires à la poursuivre de l’activité principale de tous les participants. Elle doit également répondre à une logique collective. Elle doit prendre en compte l’interdépendance des sujets abordés et des métiers, afin de ne pas exclure des parties prenantes. La réunion serait alors ressentie comme une pure interruption de travail, en quelque sorte comme une perte de temps.
L’image de réunions trop longues, qui n’aboutissent à aucun résultat, ni entente, est préjudiciable à l’organisation. Les freins sont réels et peuvent parfois amener le salarié à se forger une image négative des procédures, le conduisant à un cercle vicieux de démotivation. L’impact sera d’autant plus fort et rapidement frustrant pour un jeune diplômé qui souhaite apporter une vision nouvelle. La banalisation de la réunion, quotidien de certaines catégories professionnelles, justifie la perte d’intérêt ou le manque de temps pour sa préparation.
Pourtant, une action en amont s’impose pour en tirer une efficacité maximale. Sans ordre du jour ou d’animation pertinente par exemple, rien ne sert d’y concentrer les efforts. Cibler les personnes idoines est également indispensable. Dans les grandes entreprises, avec un millefeuille hiérarchique et un nombre de personnes potentiellement concernées important, ce rassemblement des forces vives peut rapidement engendrer des coûts non négligeables. Le nombre de participants est par ailleurs à l’origine de réunions dont le format est incompatible avec les capacités humaines de concentration. En fixer un nombre limité par semaine et dans un laps de temps court permettrait de ne pas impacter l’activité normale, tout en en réduisant les coûts. L’organisation d’une salle Obeya1 peut être une alternative intéressante pour faire collaborer de manière efficiente les personnels d’un service.
La réunion doit permettre de définir des actions dans un temps imparti. Cette prise de décision nécessite une collaboration reposant sur des relations saines. Pourquoi ne pas conjuguer ces deux objectifs en consacrant une partie des rencontres à l’organisation d’un team-building (renforcement d’équipe) original ? Les nouvelles technologies et les techniques managériales mises en œuvre en de telles occasions ont eu des impacts positifs dans des entreprises d’outre-Atlantique ayant choisi d’y recourir, leur donnant par la même occasion une image moderne et dynamique, en interne et à l’extérieur.